Comment Instaurer une Formation Certifiante en Entreprise : Guide Complet Étape par Étape
Créer un organisme de formation ou mettre en place des actions de formation certifiante au sein de votre entreprise peut sembler complexe, mais en suivant les étapes clés et en comprenant les exigences réglementaires, vous pouvez réussir dans ce domaine. Dans cet article, nous allons vous guider pas à pas pour instaurer une formation certifiante en entreprise, en couvrant tous les aspects essentiels de la création et de la mise en œuvre d’un tel projet.
1. Définition du Projet et Étude de Marché
Avant de lancer votre projet de formation, il est crucial de bien définir vos objectifs et de comprendre les besoins de votre public cible. Cette étape est fondamentale pour assurer que vos formations répondent aux attentes des apprenants et des entreprises.
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Étude de Marché
Effectuez une étude de marché pour identifier les compétences recherchées sur le marché du travail et les besoins spécifiques de vos employés ou des entreprises avec lesquelles vous travaillez. Cela vous aidera à concevoir des formations pertinentes et adaptées aux exigences actuelles[1][5].
Définition des Objectifs
Définissez clairement les objectifs de votre formation. Quels sont les compétences que vous souhaitez développer chez vos employés ? Quels sont les résultats attendus ? Une définition claire des objectifs vous permettra de créer un plan de formation cohérent et efficace.
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2. Choix du Statut Juridique et Déclaration d’Activité
Le choix du statut juridique et la déclaration d’activité sont des étapes essentielles pour légaliser votre organisme de formation.
Choix du Statut Juridique
Vous pouvez opter pour le statut d’entreprise individuelle, de société ou encore d’association, selon vos besoins et vos objectifs. Chaque option possède ses propres avantages et inconvénients, il est donc recommandé de se faire accompagner par un expert pour faire le meilleur choix possible[5].
Déclaration d’Activité
Procédez au dépôt de la déclaration d’activité auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) de votre région. Cette démarche est indispensable pour obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA), élément nécessaire pour dispenser des formations. Vous devrez remplir le bulletin de déclaration d’activité, également connu sous le nom de questionnaire CERFA n° 10782*04, et fournir un extrait K-bis datant de moins de trois mois[1][5].
3. Élaboration du Catalogue de Formations
Une fois votre projet défini et votre déclaration d’activité effectuée, il est temps de concevoir votre catalogue de formations.
Étude des Besoins
Réalisez une étude de marché pour identifier les besoins des entreprises et élaborer un contenu en adéquation avec ces attentes. Cela inclut la définition des formations proposées, des objectifs, du public cible et des méthodes pédagogiques employées[1][5].
Création du Catalogue
Développez un catalogue de formations bien structuré. Ce document doit présenter de manière claire et concise les formations que vous proposez. Assurez-vous de détailler les modules de formation, les objectifs, le public cible et les méthodes pédagogiques utilisées.
4. Mise en Place des Processus Administratifs et Pédagogiques
Pour assurer le bon fonctionnement de votre structure, il est important de mettre en place des processus administratifs et pédagogiques efficaces.
Gestion Administrative
Établissez des procédures administratives pour gérer les inscriptions, la facturation, et la mise à jour des dossiers des apprenants. Une bonne organisation administrative est clé pour établir une relation de confiance avec vos clients et partenaires[1].
Ressources Pédagogiques
Organisez les ressources pédagogiques nécessaires pour assurer la qualité de l’enseignement dispensé. Cela inclut la préparation des sessions de formation, la gestion des supports de formation et l’évaluation des participants.
5. Collecte et Formation d’une Équipe Pédagogique
Pour assurer la réussite de votre organisme de formation, il est recommandé de s’entourer de formateurs compétents.
Choix des Formateurs
Les formateurs doivent posséder des compétences reconnues dans leur domaine et être aptes à transmettre leurs connaissances. Cela renforcera la crédibilité de votre organisme de formation et la qualité de vos prestations.
Émilie, Formatrice : « Pour devenir un organisme de formation reconnu, il est crucial de s’entourer de formateurs compétents. Ils apportent une valeur ajoutée et garantissent la qualité des formations proposées, boostant ainsi notre notoriété rapidement. »[1]
6. Obtention de la Certification Qualiopi
La certification Qualiopi est essentielle pour accéder aux financements publics ou mutualisés et pour attester de la qualité de vos prestations.
Préparation à la Certification
L’organisme doit se préparer à la certification en se familiarisant avec les critères d’évaluation et en analysant les indicateurs qualité qui s’appliquent à son activité de formation professionnelle. Des organismes comme Digi-Certif peuvent vous accompagner dans vos démarches pour assurer une réussite le jour de votre audit[3].
Audit de Certification
L’organisme doit faire réaliser un audit de certification par un organisme certificateur accrédité. Cet audit permet de vérifier que l’organisme respecte bien les critères d’évaluation définis dans le référentiel national de qualité.
Maintien de la Certification
L’organisme doit réaliser des audits de suivi pour maintenir sa certification. Ces audits ont lieu tous les ans pour les deux premières années, puis tous les trois ans pour la troisième année[3].
7. Promotion et Recherche de Clients
Pour assurer la pérennité de votre organisme de formation, il est crucial de promouvoir vos services et de créer un réseau de clients.
Actions de Démarchage
Engagez des actions de démarchage auprès des entreprises et des institutions. Cela peut inclure des partenariats avec d’autres organismes ou encore l’utilisation des réseaux sociaux pour accroître votre visibilité.
Philippe, Formateur : « La mise en place de processus adaptés dès le départ a facilité la gestion de mon organisme. Cela englobe tout, depuis la planification des sessions jusqu’à l’évaluation des participants. Ces éléments sont essentiels pour assurer la qualité et la continuité de notre offre. »[1]
Étapes Clés pour Créer un Organisme de Formation
| Étapes | Description |
|---|---|
| 1. Déclaration d’activité | Effectuer la demande de numéro de déclaration d’activité auprès de la DREETS. |
| 2. Élaboration du projet | Réaliser une étude de marché pour définir vos offres et cibler votre clientèle. |
| 3. Création des contenus | Concevoir un catalogue de formation aligné sur les besoins des apprenants. |
| 4. Mise en place des processus | Établir des procédures administratives et pédagogiques pour assurer la qualité de formation. |
| 5. Certification | Obtenir les certifications indispensables, comme Qualiopi, pour bénéficier de financements. |
| 6. Démarchage | Aller sur le terrain pour prospecter les entreprises et établir des partenariats. |
Conseils Pratiques pour Éviter les Pièges
Négliger l’Étude de Marché
Ne négligez pas l’étude de marché et la définition de vos buyer personas. Cela vous aidera à créer des formations qui répondent réellement aux besoins du marché[2].
Dossier NDA Incomplet
Assurez-vous de remplir correctement le bulletin de déclaration d’activité pour éviter les retards dans l’obtention de votre NDA[2].
Oublier le Bilan Pédagogique
N’oubliez pas de transmettre votre bilan pédagogique, essentiel pour démontrer la qualité de vos formations[2].
Créer un organisme de formation ou mettre en place des actions de formation certifiante au sein de votre entreprise nécessite une planification minutieuse et une compréhension approfondie des exigences réglementaires. En suivant les étapes clés décrites dans cet article, vous serez en mesure de créer une structure solide et conforme, capable de répondre aux attentes des apprenants et des entreprises.
En résumé, la création d’un organisme de formation implique :
- Déclaration d’activité et obtention d’un NDA,
- Élaboration d’un catalogue de formations adapté aux besoins du marché,
- Mise en place de processus administratifs et pédagogiques efficaces,
- Obtention de la certification Qualiopi pour bénéficier de financements publics,
- Promotion et démarchage pour assurer la pérennité de votre organisme.
En suivant ces étapes et en évitant les pièges courants, vous pourrez instaurer une formation certifiante de haute qualité au sein de votre entreprise, contribuant ainsi au développement des compétences de vos employés et à la performance globale de votre organisation.